Ruda Śląska

Napisz do nas

kontakt@expertisbiuro.pl

Zadzwoń do nas

+48 503-587-360

Wygrałeś dotację UE? Gratulacje! Ale to dopiero początek. Teraz musisz prawidłowo rozliczyć każdą złotówkę, żeby nie oddawać pieniędzy. W tym artykule dzielę się doświadczeniem z ponad 200 rozliczonych projektów i pokazuję, jak uniknąć najczęstszych błędów.

Dlaczego firmy zwracają dotacje?

Według danych instytucji zarządzających, nawet 15-20% beneficjentów musi zwracać część lub całość dofinansowania. Najczęstsze przyczyny:

• Błędy w dokumentacji zakupowej
• Nieprawidłowe przeprowadzenie postępowań ofertowych
• Brak zachowania konkurencyjności wydatków
• Niekwalifikowalne koszty ujęte we wniosku o płatność
• Niedotrzymanie wskaźników projektu
• Błędy formalne w fakturach i umowach

Dobra wiadomość: Wszystkich tych błędów można uniknąć, jeśli wiesz, na co zwracać uwagę.

Krok 1: Zrozum zasady kwalifikowalności wydatków

Nie każdy wydatek, który zaplanowałeś we wniosku, automatycznie będzie uznany za kwalifikowalny. Musisz spełnić kilka warunków jednocześnie:

Wydatek jest kwalifikowalny, gdy:

✅ Jest zgodny z umową o dofinansowanie i wnioskiem aplikacyjnym

✅ Jest niezbędny do realizacji projektu

✅ Jest poniesiony w okresie kwalifikowalności (daty z umowy!)

✅ Jest udokumentowany prawidłową fakturą lub równoważnym dokumentem

✅ Jest zapłacony przelewem z konta projektowego

✅ Jest poniesiony zgodnie z zasadą konkurencyjności (jeśli dotyczy)

✅ Nie jest podwójnie finansowany z innych źródeł

Wydatek NIE jest kwalifikowalny, gdy:

❌ Został poniesiony przed podpisaniem umowy (chyba że regulamin stanowi inaczej)

❌ Zapłaciłeś gotówką powyżej 15 000 zł

❌ Kupiłeś od firmy powiązanej bez zachowania procedur

❌ Brakuje dokumentacji potwierdzającej wybór dostawcy

❌ Faktura zawiera błędy (zła data, błędne dane, brak opisu)

Krok 2: Prowadź wyodrębnioną ewidencję księgową

To jeden z najważniejszych wymogów – i jeden z najczęściej łamanych.

Co to oznacza w praktyce?

Dla firm na pełnych księgach:

• Osobne konta analityczne dla projektu
• Każda operacja projektowa oznaczona numerem projektu
• Możliwość wygenerowania zestawienia wszystkich kosztów projektu jednym kliknięciem

Dla firm na KPiR:

• Osobna kolumna lub oznaczenie przy każdym wpisie projektowym
• Dodatkowa ewidencja pomocnicza (np. w Excelu)
• Wszystkie dokumenty projektowe w osobnym segregatorze

Dlaczego to takie ważne?

Podczas kontroli instytucja zarządzająca poprosi o wydruk wszystkich operacji projektowych. Jeśli nie potrafisz ich szybko wyodrębnić – masz problem.

Krok 3: Przestrzegaj zasady konkurencyjności

To tutaj powstaje najwięcej błędów. Zasada konkurencyjności to obowiązek przeprowadzenia postępowania ofertowego przy zakupach powyżej określonego progu.

Kiedy musisz przeprowadzić postępowanie?

Uwaga: Progi mogą się różnić w zależności od programu. Zawsze sprawdź wytyczne swojego konkursu!

Jak prawidłowo przeprowadzić postępowanie w Bazie Konkurencyjności?

• Przygotuj zapytanie ofertowe – opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny, termin składania ofert (min. 7 dni)
• Opublikuj w Bazie Konkurencyjności – bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl
• Odpowiadaj na pytania oferentów – wszystkie odpowiedzi publikuj w Bazie
• Zbierz oferty – minimum 2 ważne oferty (w niektórych przypadkach wystarczy 1)
• Oceń według kryteriów – nie możesz zmieniać kryteriów po ogłoszeniu!
• Sporządź protokół wyboru – uzasadnij decyzję
• Opublikuj wynik – w Bazie Konkurencyjności
• Podpisz umowę z wykonawcą – zgodną z zapytaniem ofertowym

Najczęstsze błędy w Bazie Konkurencyjności:

❌ Zbyt krótki termin na składanie ofert

❌ Kryteria oceny niedopasowane do opisu zamówienia

❌ Brak odpowiedzi na pytania oferentów

❌ Zmiana warunków po publikacji zapytania

❌ Wybór oferty niespełniającej kryteriów

❌ Brak publikacji wyniku postępowania

Krok 4: Dokumentuj wszystko od pierwszego dnia

Zasada jest prosta: jeśli czegoś nie udokumentowałeś, to się nie wydarzyło.

Dokumentacja, którą musisz gromadzić:

Dla każdego wydatku:

• Faktura lub rachunek (oryginał lub skan)
• Potwierdzenie przelewu
• Protokół odbioru (dla dostaw i usług)
• Dokumentacja postępowania ofertowego (jeśli dotyczy)
• Umowa z wykonawcą/dostawcą

Dla całego projektu:

• Umowa o dofinansowanie ze wszystkimi aneksami
• Korespondencja z instytucją zarządzającą
• Wnioski o płatność z załącznikami
• Raporty i sprawozdania
• Dokumentacja zdjęciowa (przed/w trakcie/po)
• Materiały promocyjne (jeśli projekt tego wymaga)

Jak przechowywać dokumenty?

Krok 5: Składaj wnioski o płatność terminowo i bezbłędnie

Wniosek o płatność to moment prawdy – sprawdzasz, czy wszystko zrobiłeś dobrze.

Rodzaje wniosków o płatność:

Jak przygotować wniosek o płatność w SL2021?

• Zaloguj się do systemu – sl.gov.pl (potrzebujesz Profilu Zaufanego)
• Wybierz projekt – z listy Twoich projektów
• Utwórz wniosek – wybierz odpowiedni typ
• Wprowadź wydatki – każda faktura osobno, z opisem i kategorią
• Załącz dokumenty – skany faktur, potwierdzeń przelewów, protokołów
• Opisz postęp rzeczowy – co zrealizowałeś w danym okresie
• Sprawdź wskaźniki – czy realizujesz założone cele
• Zweryfikuj i wyślij – system sprawdzi podstawowe błędy

Najczęstsze błędy we wnioskach o płatność:

❌ Niezgodność kwot na fakturze i we wniosku

❌ Błędne przypisanie wydatku do kategorii budżetowej

❌ Brak wymaganych załączników

❌ Nieczytelne skany dokumentów

❌ Przekroczenie terminu złożenia wniosku

❌ Brak opisu postępu rzeczowego

Krok 6: Pilnuj wskaźników projektu

We wniosku o dofinansowanie zadeklarowałeś konkretne wskaźniki – np. liczba zakupionych maszyn, utworzone miejsca pracy, wzrost przychodów.

Dlaczego wskaźniki są tak ważne?

Jeśli nie osiągniesz zadeklarowanych wskaźników, instytucja może:

• Zmniejszyć dofinansowanie proporcjonalnie
• Zażądać zwrotu części lub całości dotacji
• Wykluczyć Cię z przyszłych konkursów

Jak pilnować wskaźników?

• Wypisz wszystkie wskaźniki z umowy – produktu i rezultatu
• Ustal terminy ich osiągnięcia – niektóre w trakcie, inne po projekcie
• Monitoruj postęp co miesiąc – nie czekaj do końca
• Dokumentuj realizację – zdjęcia, protokoły, raporty
• Reaguj wcześnie – jeśli widzisz problem, skontaktuj się z opiekunem projektu

Czy można zmienić wskaźniki?

Tak, ale wymaga to aneksu do umowy i dobrego uzasadnienia. Im wcześniej zgłosisz potrzebę zmiany, tym większa szansa na zgodę instytucji.

Krok 7: Przygotuj się na kontrolę

Kontrola to nie pytanie „czy", ale „kiedy". Każdy projekt może być skontrolowany – w trakcie realizacji lub nawet kilka lat po zakończeniu.

Rodzaje kontroli:

Jak przygotować się do kontroli?

✅ Uporządkuj dokumentację – segregatory, teczki, spis zawartości

✅ Przygotuj zestawienie wydatków – zgodne z wnioskami o płatność

✅ Upewnij się, że zakupiony sprzęt jest na miejscu i oznaczony

✅ Przygotuj materiały promocyjne – jeśli były wymagane

✅ Przypomnij sobie szczegóły projektu – kontrolerzy będą pytać

Czego NIE robić podczas kontroli?

❌ Nie kłam i nie ukrywaj informacji

❌ Nie „poprawiaj" dokumentów po fakcie

❌ Nie denerwuj się – kontrolerzy robią swoją pracę

❌ Nie podpisuj protokołu bez dokładnego przeczytania

10 złotych zasad rozliczania dotacji UE

Na podstawie moich 200+ rozliczonych projektów – oto najważniejsze zasady:

• Czytaj umowę o dofinansowanie – tam są wszystkie odpowiedzi
• Prowadź wyodrębnioną księgowość od dnia zero – nie odkładaj na później
• Dokumentuj każdy wydatek natychmiast – pamięć zawodzi, dokumenty nie
• Nie dziel zamówień – żeby uniknąć Bazy Konkurencyjności. To nielegalne.
• Konsultuj wątpliwości z opiekunem projektu – lepiej zapytać niż zgadywać
• Nie zmieniaj zakresu projektu bez aneksu – nawet drobne zmiany wymagają zgody
• Pilnuj terminów – wnioski o płatność, sprawozdania, zakończenie projektu
• Archiwizuj korespondencję – maile też są dokumentacją
• Nie wydawaj środków po terminie kwalifikowalności – nawet jeśli masz pieniądze na koncie
• Zatrudnij specjalistę – koszt obsługi to ułamek tego, co możesz stracić przy błędach

Jak mogę Ci pomóc?

Rozliczanie dotacji UE to moja specjalizacja. W ramach biura rachunkowego Expertis oferuję:

• Kompleksowe rozliczanie projektów – od pierwszej faktury do końcowego wniosku o płatność
• Prowadzenie księgowości projektowej – wyodrębniona ewidencja zgodna z wymogami
• Obsługa SL2021 – przygotowanie i składanie wniosków o płatność
• Postępowania w Bazie Konkurencyjności – przygotowanie zapytań, prowadzenie procedur
• Przygotowanie do kontroli – audyt dokumentacji, uporządkowanie akt

Mam na koncie ponad 200 rozliczonych projektów – żaden klient nie musiał zwracać dotacji.

Potrzebujesz pomocy z rozliczeniem projektu? Umów bezpłatną konsultację – przeanalizuję Twoją sytuację i zaproponuję rozwiązanie.

Najnowsze posty

Zadzwoń do nas

+ 48 503 587 360

Napisz do nas

kontakt@expertisbiuro.pl

Zakres Usług 

Usługi księgowe

Kadry i płace

KPiR

Rozliczanie projektów unijnych

Dokumentacja BHP

Założenie działalności

Na skróty

Strona domowa

O Firmie

Oferta

Kontakt

Polityka prywatności