Ruda Śląska

Napisz do nas

kontakt@expertisbiuro.pl

Zadzwoń do nas

+48 503-587-360

ealizujesz projekt z dofinansowaniem unijnym i musisz kupić sprzęt lub zlecić usługę? Jeśli wartość zamówienia przekracza 80 000 zł netto, czeka Cię postępowanie w Bazie Konkurencyjności. To procedura, która budzi najwięcej obaw wśród beneficjentów – i słusznie, bo błędy w tym obszarze to jedna z głównych przyczyn korekt finansowych. W tym artykule przeprowadzę Cię przez cały proces krok po kroku.

Czym jest Baza Konkurencyjności?

Baza Konkurencyjności (BK2021) to oficjalna platforma internetowa do publikowania zapytań ofertowych przez beneficjentów funduszy europejskich. Znajdziesz ją pod adresem bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl.

Baza służy do realizacji zasady konkurencyjności – procedury wyboru wykonawcy, która ma zapewnić uczciwą konkurencję i równe traktowanie oferentów przy wydatkowaniu środków unijnych. W praktyce oznacza to, że nie możesz po prostu kupić sprzętu u znajomego dostawcy – musisz przeprowadzić otwarte postępowanie i wybrać najkorzystniejszą ofertę.

Kiedy musisz korzystać z Bazy Konkurencyjności?

Od 25 marca 2025 roku obowiązuje nowy próg: 80 000 zł netto.

Wcześniej było to 50 000 zł netto. Ta zmiana to dobra wiadomość dla beneficjentów – mniejsze zamówienia można teraz realizować bez formalnej procedury w Bazie.

Zasadę konkurencyjności (i publikację w Bazie) stosujesz, gdy:

• Wartość zamówienia wynosi 80 000 zł netto lub więcej
• Nie jesteś zobowiązany do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (czyli nie jesteś jednostką publiczną)
• Zamówienie jest finansowane ze środków projektu unijnego

Uwaga: Jeśli jesteś jednostką publiczną zobowiązaną do stosowania PZP, zasadę konkurencyjności stosujesz dla zamówień poniżej progów ustawowych (obecnie 130 000 zł), ale powyżej 80 000 zł netto.

Jak szacować wartość zamówienia?

To kluczowe pytanie, bo od niego zależy, czy w ogóle musisz korzystać z Bazy. Przy szacowaniu wartości zamówienia musisz uwzględnić trzy przesłanki tożsamości:

1. Tożsamość przedmiotowa – zamówienia są podobne rodzajowo lub funkcjonalnie. Na przykład: laptop i monitor to urządzenia komputerowe, więc sumujemy ich wartość.

2. Tożsamość czasowa – zamówienia można zrealizować w tym samym czasie. Jeśli laptop kupujesz w styczniu, a monitor w grudniu tego samego roku projektu, nadal je sumujesz.

3. Tożsamość podmiotowa – ten sam wykonawca mógłby zrealizować oba zamówienia. Laptop i monitor może dostarczyć ten sam sklep, więc sumujemy.

Przykład: Planujesz zakup laptopa za 6 000 zł i drukarki za 2 000 zł. Suma to tylko 8 000 zł – nie stosujesz zasady konkurencyjności. Ale jeśli do tego dochodzi serwer za 75 000 zł, łączna wartość sprzętu IT to 83 000 zł – musisz przeprowadzić postępowanie w Bazie.

Częsty błąd: Dzielenie zamówienia na części, żeby zejść poniżej progu. To niedozwolone i może skutkować korektą finansową nawet do 100% wartości zamówienia.

Procedura krok po kroku

Krok 1: Rejestracja w Bazie Konkurencyjności

Zanim opublikujesz pierwsze zapytanie, musisz się zarejestrować. Do rejestracji potrzebujesz:

• Numeru projektu (jeśli masz podpisaną umowę o dofinansowanie) lub
• Numeru naboru (jeśli dopiero startujesz w konkursie)

Dane Twojej firmy będą weryfikowane z systemem CST2021/SL2021. Po rejestracji uzupełnij profil: nazwa firmy, NIP, adres, osoba do kontaktu.

Krok 2: Przygotowanie zapytania ofertowego

Zapytanie ofertowe musi zawierać wszystkie elementy wymagane przez Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027:

Elementy obowiązkowe:

• Opis przedmiotu zamówienia – szczegółowy, jednoznaczny, z użyciem kodów CPV. Nie możesz używać nazw własnych (np. „laptop Dell") – chyba że dodasz „lub równoważny" i określisz parametry równoważności.
• Warunki udziału w postępowaniu – jakie wymagania musi spełnić wykonawca (np. doświadczenie, uprawnienia). Nie przesadzaj z warunkami – zbyt wygórowane mogą ograniczyć konkurencję.
• Kryteria oceny ofert – jak będziesz oceniał oferty. Cena nie musi być jedynym kryterium, ale musi być określona waga każdego kryterium (np. cena 60%, termin realizacji 20%, gwarancja 20%).
• Termin składania ofert – minimalnie 7 dni dla zamówień do 750 000 EUR (dostawy/usługi) lub 5 538 000 EUR (roboty budowlane). Dla większych zamówień – 30 dni.
• Termin realizacji zamówienia – kiedy wykonawca ma dostarczyć towar lub wykonać usługę.
• Informacja o zakazie konfliktu interesów – standardowa klauzula wymagana przez Wytyczne.

Krok 3: Publikacja zapytania w Bazie

Po zalogowaniu do Bazy:

• Wybierz „Dodaj ogłoszenie"
• Uzupełnij wszystkie wymagane pola
• Dołącz załączniki (opis przedmiotu zamówienia, wzór umowy, formularz ofertowy)
• Powiąż ogłoszenie z projektem/naborem
• Sprawdź poprawność danych
• Kliknij „Publikuj"

Wskazówka: Przed publikacją zapisz wersję roboczą i dokładnie sprawdź całość. Po publikacji możesz edytować ogłoszenie, ale każda zmiana wymaga uzasadnienia i może wymagać przedłużenia terminu składania ofert.

Krok 4: Odpowiadanie na pytania wykonawców

W trakcie trwania postępowania wykonawcy mogą zadawać pytania przez Bazę. Masz obowiązek odpowiedzieć – najlepiej niezwłocznie, ale nie później niż 2 dni przed upływem terminu składania ofert (jeśli pytanie wpłynęło w odpowiednim czasie).

Odpowiedzi publikujesz w Bazie – są widoczne dla wszystkich zainteresowanych. Jeśli pytanie ujawnia błąd w zapytaniu, możesz je skorygować, ale musisz odpowiednio przedłużyć termin składania ofert.

Krok 5: Otwarcie i ocena ofert

Po upływie terminu składania ofert:

• Pobierz oferty z Bazy – wszystkie oferty złożone przez system są automatycznie zarejestrowane z datą i godziną.
• Sprawdź kompletność ofert – czy zawierają wszystkie wymagane dokumenty i informacje.
• Zweryfikuj warunki udziału – czy wykonawcy spełniają postawione wymagania.
• Oceń oferty według kryteriów – przyznaj punkty zgodnie z opisaną w zapytaniu metodologią.
• Sprawdź cenę – jeśli cena wydaje się rażąco niska (znacząco poniżej szacunku lub innych ofert), możesz wezwać wykonawcę do wyjaśnień.

Ważne: Od momentu upływu terminu składania ofert nie możesz już komunikować się z wykonawcami przez Bazę. Ewentualne wyjaśnienia lub wezwania do uzupełnień wysyłasz tradycyjnie (e-mail, pismo).

Krok 6: Wybór wykonawcy i publikacja wyniku

Po ocenie ofert:

• Sporządź protokół z postępowania – dokument podsumowujący całą procedurę, złożone oferty i uzasadnienie wyboru.
• Opublikuj wynik w Bazie – wejdź w edycję ogłoszenia, zmień status na „Rozstrzygnięte" i uzupełnij informację o wyniku: nazwa wybranego wykonawcy, miejscowość siedziby, cena oferty.
• Poinformuj wykonawców – szczególnie tych, których oferty zostały odrzucone.

Krok 7: Podpisanie umowy

Umowę z wybranym wykonawcą podpisujesz w formie pisemnej lub elektronicznej (z kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Podpis zaufany (Profil Zaufany) nie jest wystarczający – to częsty błąd!

Umowa musi odpowiadać warunkom określonym w zapytaniu ofertowym. Nie możesz negocjować korzystniejszych dla siebie warunków po wyborze oferty.

Najczęstsze błędy i jak ich unikać

Błąd 1: Zbyt ogólny opis przedmiotu zamówienia

Problem: „Laptop do pracy biurowej" to za mało. Wykonawcy nie wiedzą, co dokładnie mają zaoferować.

Rozwiązanie: Określ konkretne parametry: procesor min. Intel i5 lub równoważny, RAM min. 16 GB, dysk SSD min. 512 GB, ekran min. 15,6", system Windows 11 Pro, gwarancja min. 24 miesiące.

Błąd 2: Używanie nazw własnych bez „lub równoważny"

Problem: Napisałeś „drukarka HP LaserJet Pro" – to faworyzuje jednego producenta.

Rozwiązanie: „Drukarka laserowa monochromatyczna o parametrach nie gorszych niż HP LaserJet Pro [model] lub równoważna" + określenie kryteriów równoważności.

Błąd 3: Zbyt krótki termin składania ofert

Problem: Dałeś 5 dni na złożenie oferty dla zamówienia o wartości 200 000 zł.

Rozwiązanie: Minimum 7 dni dla standardowych zamówień. Dla skomplikowanych zamówień daj więcej – zwiększysz liczbę ofert i konkurencyjność.

Błąd 4: Brak oświadczeń o braku konfliktu interesów

Problem: Zapomniałeś zebrać oświadczenia od osób oceniających oferty.

Rozwiązanie: Każda osoba uczestnicząca w przygotowaniu i przeprowadzeniu postępowania musi złożyć oświadczenie o braku powiązań z wykonawcami.

Błąd 5: Zamówienie u podmiotu powiązanego

Problem: Wybrałeś ofertę firmy, w której udziały ma Twój wspólnik.

Rozwiązanie: Zamówienia u podmiotów powiązanych są zakazane. Sprawdź powiązania kapitałowe i osobowe przed wyborem oferty.

Błąd 6: Brak publikacji wyniku postępowania

Problem: Wybrałeś wykonawcę, podpisałeś umowę, ale zapomniałeś opublikować wynik w Bazie.

Rozwiązanie: Zawsze publikuj wynik postępowania – to obowiązek, a jego brak może skutkować korektą.

Co jeśli nie wpłynie żadna oferta?

Jeśli w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu nie wpłynęła żadna oferta (lub wszystkie oferty podlegały odrzuceniu), możesz:

• Powtórzyć postępowanie – zmodyfikuj warunki, wydłuż termin, rozszerz opis.
• Udzielić zamówienia z wolnej ręki – ale tylko jeśli nie zmienisz istotnie pierwotnych warunków zamówienia. Nadal obowiązuje zakaz konfliktu interesów.

Pamiętaj, że musisz udokumentować, dlaczego postępowanie nie przyniosło rezultatu.

Minimalne terminy składania ofert

Terminy liczy się od dnia następującego po dniu publikacji zapytania w Bazie.

Dokumentacja do archiwizacji

Po zakończeniu postępowania przechowuj:

• Zapytanie ofertowe ze wszystkimi załącznikami
• Potwierdzenie publikacji w Bazie
• Wszystkie złożone oferty
• Korespondencję z wykonawcami (pytania i odpowiedzi)
• Oświadczenia o braku konfliktu interesów
• Protokół z postępowania
• Informację o wyborze wykonawcy
• Umowę z wykonawcą
• Dokumenty potwierdzające realizację (faktury, protokoły odbioru)

Dokumentację przechowuj przez okres wymagany umową o dofinansowanie – zazwyczaj minimum 5 lat od zakończenia projektu lub dłużej, jeśli tak stanowi umowa.

Podsumowanie

Postępowanie w Bazie Konkurencyjności to:

• Oszacuj wartość zamówienia (pamiętaj o trzech tożsamościach)
• Przygotuj szczegółowe zapytanie ofertowe
• Opublikuj w Bazie z odpowiednim terminem
• Odpowiadaj na pytania wykonawców
• Oceń oferty według ustalonych kryteriów
• Opublikuj wynik i podpisz umowę
• Archiwizuj dokumentację

Procedura wymaga staranności, ale nie jest skomplikowana, jeśli znasz zasady. Najważniejsze to: nie dzielić zamówień, nie faworyzować wykonawców, dokumentować wszystko i publikować wyniki.

Potrzebujesz pomocy przy postępowaniu w Bazie Konkurencyjności?

Rozliczam projekty unijne od lat i wiem, gdzie czyhają pułapki. Pomogę Ci przygotować zapytanie ofertowe, przeprowadzić postępowanie i skompletować dokumentację, która przejdzie każdą kontrolę. Umów się na bezpłatną konsultację. 

Najnowsze posty

Zadzwoń do nas

+ 48 503 587 360

Napisz do nas

kontakt@expertisbiuro.pl

Zakres Usług 

Usługi księgowe

Kadry i płace

KPiR

Rozliczanie projektów unijnych

Dokumentacja BHP

Założenie działalności

Na skróty

Strona domowa

O Firmie

Oferta

Kontakt

Polityka prywatności