Ruda Śląska

Napisz do nas

kontakt@expertisbiuro.pl

Zadzwoń do nas

+48 503-587-360

Krajowy System e-Faktur staje się obowiązkowy już w 2026 roku. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność lub małą firmę, ten artykuł wyjaśni Ci wszystko, co musisz wiedzieć – terminy, wymagania i jak się przygotować.

Czym jest KSeF?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowa platforma do wystawiania i odbierania faktur w formie elektronicznej. Każda faktura wystawiona w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana na serwerach Ministerstwa Finansów.

W praktyce oznacza to koniec faktur papierowych i PDF-ów wysyłanych mailem. Wszystkie faktury będą miały jednolity format XML i będą dostępne online – zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Ministerstwo Finansów wprowadziło etapowe wdrożenie systemu:

Uwaga: Nawet jeśli Twoja firma zacznie wystawiać faktury w KSeF dopiero w kwietniu 2026, to odbierać faktury w systemie musisz już od 1 lutego 2026. Dlaczego? Bo duże firmy (telekomy, dostawcy energii, hurtownie) będą wystawiać faktury w KSeF od lutego – i trafią one do Ciebie właśnie przez ten system.

Kogo dotyczy obowiązek KSeF?

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie:

• Wszystkich czynnych podatników VAT
• Podatników zwolnionych z VAT, którzy wystawiają faktury
• Jednoosobowe działalności gospodarcze
• Spółki cywilne, jawne, z o.o. i inne
• Firmy działające w każdej branży

Nie ma znaczenia, czy masz jednego klienta miesięcznie, czy tysiąc. Jeśli wystawiasz faktury – będziesz korzystać z KSeF.

Co musisz przygotować przed wdrożeniem KSeF?

1. Sprawdź swój program do fakturowania

Twój obecny program księgowy lub do faktur musi być zintegrowany z KSeF. Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania i upewnij się, że:

• Program obsługuje format XML wymagany przez KSeF
• Możesz wystawiać i odbierać faktury przez system
• Masz możliwość pracy w trybie offline (na wypadek braku internetu)

2. Załóż konto w KSeF i wygeneruj token

Aby korzystać z systemu, potrzebujesz:

• Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego
• Tokena autoryzacyjnego wygenerowanego w systemie e-Urząd Skarbowy

Token możesz wygenerować już teraz – Ministerstwo Finansów udostępniło tę funkcję od listopada 2025.

3. Przeszkol siebie i pracowników

Jeśli masz pracowników wystawiających faktury, upewnij się że:

• Wiedzą jak działa nowy system
• Mają odpowiednie uprawnienia w KSeF
• Potrafią wystawić fakturę i korektę

4. Poinformuj kontrahentów

Daj znać swoim klientom i dostawcom, że od określonej daty faktury będą wystawiane i odbierane przez KSeF. To ważne szczególnie przy współpracy z mniejszymi firmami, które mogą nie być jeszcze przygotowane.

Jakie korzyści daje KSeF?

Choć wdrożenie KSeF wymaga wysiłku, system przynosi realne korzyści:

Szybszy zwrot VAT – termin zwrotu skraca się z 60 do 40 dni dla faktur wystawionych w KSeF.

Koniec z zagubionym fakturami – wszystkie dokumenty są w jednym miejscu, dostępne 24/7.

Automatyzacja księgowości – jednolity format XML eliminuje błędy przy ręcznym przepisywaniu danych.

Brak konieczności archiwizacji – faktury są przechowywane na serwerach MF przez 10 lat.

Łatwiejsze kontrole – urząd skarbowy ma dostęp do faktur online, więc kontrole będą szybsze i mniej inwazyjne.

Ułatwienia i okresy przejściowe

Ministerstwo Finansów przewidziało kilka ułatwień na start:

Najczęstsze błędy przy wdrożeniu KSeF

Na podstawie doświadczeń firm, które już testują system, oto najczęstsze problemy:

• Zostawienie wszystkiego na ostatnią chwilę – integracja programów księgowych wymaga czasu i testów.
• Brak aktualizacji oprogramowania – starsze wersje programów mogą nie obsługiwać KSeF.
• Nieprzydzielenie uprawnień pracownikom – każda osoba wystawiająca faktury musi mieć własne uprawnienia w systemie.
• Ignorowanie obowiązku odbierania faktur – nawet jeśli wystawiasz faktury dopiero od kwietnia, odbierać musisz od lutego.
• Brak planu B – co zrobisz, gdy internet padnie? Tryb offline wymaga wcześniejszej konfiguracji.

Jak mogę Ci pomóc?

Wdrożenie KSeF nie musi być stresujące. W ramach usług biura rachunkowego Expertis oferuję:

• Konsultację wdrożeniową – sprawdzę czy Twój program jest gotowy na KSeF
• Pomoc w konfiguracji – wygenerujemy tokeny, ustawimy uprawnienia
• Szkolenie – pokażę jak wystawiać i odbierać faktury w nowym systemie
• Bieżącą obsługę księgową – zajmę się fakturami, żebyś Ty mógł skupić się na biznesie

Masz pytania o KSeF? Umów bezpłatną konsultację – wyjaśnię wszystko, co musisz wiedzieć.

Najnowsze posty

Zadzwoń do nas

+ 48 503 587 360

Napisz do nas

kontakt@expertisbiuro.pl

Zakres Usług 

Usługi księgowe

Kadry i płace

KPiR

Rozliczanie projektów unijnych

Dokumentacja BHP

Założenie działalności

Na skróty

Strona domowa

O Firmie

Oferta

Kontakt

Polityka prywatności